Jak nastavit Kalendář Google pro hybridní práci

Kombinace pracovních míst je v 21. století stále populárnější a má několik výhod.Týmy mohou nadále spolupracovat tváří v tvář, zatímco zaměstnanci ušetří na cestovních nákladech a vydrží méně času na dojíždění.Mít zavedené správné systémy je však z dlouhodobého hlediska klíčem k úspěchu.

Mnoho lidí po celém světě používá Kalendář Google ke správě svého pracovního dne a pokud jde o nastavení Kalendáře Google pro hybridní práci, máte spoustu možností.Tento článek vám ukáže, jak efektivněji fungovat na více místech.

1. Sdílejte, kde a kdy pracujete

Jedním z nejjednodušších způsobů, jak provádět hybridní práci s Kalendářem Google, je sdílet, kde a kdy pracujete.Když to uděláte vy a váš tým, bude pro vás snazší plánovat schůzky, pochopit, proč lidé nereagují, a další.

Pokud se chcete podělit o dobu, kdy pracujete online, můžete jednoduše přidat poznámku na kartu Google.Zde můžete také přidat své časové pásmo.Svou pracovní dobu můžete také sdílet v nastavení a Sdílení > Pracovní doba.Zaškrtněte „Povolit pracovní dobu“ a přizpůsobte si svou denní pracovní dobu.

Dalším způsobem, jak sdílet své časové pásmo v Kalendáři Google, je vybrat kalendář, na kterém vy a váš tým pracujete.Přejděte do nastavení a sdílení a v části časové pásmo vyberte, kde se nacházíte.

2. Použití Focus Time v Google Calendar

Pokud používáte iPhone, pravděpodobně znáte režim zaostření.Stručně řečeno, můžete je použít k omezení oznámení a dalších věcí, které by mohly způsobit, že zmeškáte svou práci.Kombinovaná práce může vést k tomu, že se vás mnoho lidí bude snažit kontaktovat, když byste se měli soustředit na úkol, a Kalendář Google má nástroj, který vám s tím pomůže.

Funkce Focus Time v Kalendáři Google vám umožňuje vyhradit si čas na svou práci a můžete si vybrat, zda chcete automaticky odmítat schůzky, na které vás ostatní lidé pozvou.Všimněte si, že pouze některé plány umožňují použití funkce soustředěného času.Můžete to zkontrolovat vytvořením nové události a zjistit, zda si všimnete možnosti, která vám to umožňuje.

3. Sledujte plán všech

Byli jste někdy pozváni na důležitou akci, ale už máte na programu jiné věci?Pokud ano, víte, jak nepříjemné to může být.Dobrou zprávou je, že s Kalendářem Google můžete tento problém omezit při práci v hybridním režimu.

Jedním ze způsobů, jak předcházet konfliktům v čase setkání, je znát čas všech.Při vytváření nové události přejděte na možnost „Seznámit se s“ vlevo a zadejte jméno osoby, kterou chcete pozvat.

Měli byste vidět kalendáře lidí, které jste pozvali.Někteří uživatelé však svůj tarif nesdílejí – pokud je tomu tak, měli byste se pokusit zajistit, aby to změnili (možná také budete muset upgradovat svůj tarif předplatného Google Workspace).

4. Používejte integrace třetích stran

Když váš tým přijme hybridní pracovní model, měli byste odstranit co nejvíce překážek spolupráce.Dobrou zprávou je, že Kalendář Google má několik integrací třetích stran a ty vám mohou pomoci používat více vašich oblíbených aplikací společně.S Googlem můžete integrovat komunikační nástroje, jako je Zoom, s dalšími praktickými aplikacemi – jako jsou připomenutí schůzek.

Chcete-li integrovat aplikace třetích stran s Kalendářem Google, přejděte na ikonu „+“ na pravé straně obrazovky.Poté vyhledejte nebo vyberte aplikaci, kterou chcete použít.Poté si můžete vybrat mezi administrativní instalací nebo samostatnou instalací, podle toho, co vyhovuje vašim potřebám.

5. Mějte na paměti státní svátky v jiných zemích

Jako součást vašeho hybridního modelu můžete mít členy týmu pracující v různých zemích.Pokud cestujete přes hranice, je důležité si uvědomit, že celý svět nejezdí podle stejného jízdního řádu.

Pokud se snažíte naplánovat schůzky, ujistěte se, že tyto události nejsou v rozporu s jinými svátky.Zatímco například 7. červenec není ve Spojeném království svátkem, v USA ano.Můžete se zeptat členů svého týmu, ale také můžete najít spoustu míst online; zadejte „[země] státní svátky [rok]“ a měli byste najít seznam.

6. Omezte počet schůzek, které máte

Pokud jste někdy pracovali v práci XNUMX-XNUMX po dlouhou dobu, pravděpodobně víte, jak nesmyslných může být mnoho schůzek.Pokud nemáte připravený plán, můžete se rychle dostat do pasti, kde váš tým mluví o poslední schůzce.

Než naplánujete schůzku, zeptejte se, zda je schůzka nezbytná.Většinu času můžete poslat zprávu přes Slack nebo poslat členům týmu e-mail.Pokud potřebujete svolat schůzku, mějte jasný seznam bodů, o kterých se mluví, a držte jej co nejstručnější.

7. Pomocí funkce Úkoly v Kalendáři Google nastavte termíny

Může být blažeností, když nejste často ve stejné místnosti jako vaši spolupracovníci.Často se například můžete soustředit na dokončení úkolů, které vyžadují hodně kognitivního úsilí – aniž byste se museli bát, že vás ostatní lidé rozptylují.I to však může způsobit problémy.

Jedním z problémů je, že můžete zapomenout na důležité termíny.Tento problém však můžete zmírnit pomocí Kalendáře Google.Sledování termínů je snadné; přejděte na Vytvořit > Úkoly a zadejte věci, které potřebujete udělat.Jakmile to uděláte, vyberte pro to datum splatnosti.

8. Blokujte čas pro důležité úkoly, které musíte udělat

Jednou z výhod hybridní práce je, že máte větší flexibilitu s vlastním rozvrhem. Koncept „hluboké práce“ pochází z knihy Cala Newporta na toto téma a jednou z jeho hlavních součástí je každodenní rozptýlení a rozptýlení obtížných úkolů.

Hluboká práce není něco, co můžete očekávat, že budete dělat 8 hodin denně, ale je dobré si naplánovat kapsy na náročné úkoly.Můžete si vyhradit čas na dokončení svých projektů tak, že přejdete na Vytvořit > Úkoly a můžete se také rozhodnout, zda chcete nastavit opakující se úkoly.

Kalendář Google: Vaše pravá ruka pro hybridní práci

Hybridní práce může být přínosem pro zaměstnavatele i zaměstnance.Pokud se to udělá správně, můžete vytvořit prostředí, kde mohou členové týmu spolupracovat a inovovat – a přitom dát lidem více svobody.Díky větší kontrole nad svými plány si můžete všimnout, že členové týmu jsou produktivnější.

Kalendář Google dokáže vyřešit mnoho problémů, které hybridní pracovní modely vytvářejí, jako je omezená transparentnost a komunikace.Vyzkoušejte tyto tipy a zjistěte, zda vám fungují.